个人任务管理工具（工作任务管理工具）
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类目：知识大全
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编辑指南：作为B端的产品经理，每天都有很多事情要做。 如何提高自己的任务管理能力？ 作者分享了任务管理工具的实践与应用，思考了如何使该工具的价值最大化。
任务管理工具是b端产品的重要分类，在组织合作中承担着“路线图”和“日程”的作用。 笔者最近负责的项目是为某投资机构设计落地的任务管理工具。 本文从任务管理工具的定义、产品形态入手，结合实践案例，思考该工具如何成为“高效工具”，以及它对组织发展的更大价值在哪里。
一、何为“任务管理工具”
1. 定义
任务管理有很多形式。 在纸上列出每天要做的事情，可以认为是任务管理工具的MVP形态。
智能设备上的软件和APP应用为任务管理提供了更多的想象空间，包括任务可视化管理、时间预警、周期任务、团队协作等派生场景。
在调查国内外竞争产品后，我整理了任务管理工具的常见功能模块。
在此基础上，请尝试总结任务管理工具的定义，或确定正文的讨论范围。 这是一款可以创建、跟踪单个或多个用户、离散或相同主题的待办事宜，并记录相关信息的工具。
2. 产品形态
从前面的部分可以看出，任务管理工具的使用场景可被分成“个人”和“协作”个大部分。
其中，“协作场景”分为个人任务通过权限共享转换的协作任务和个人任务通过权限共享转换的协作任务两类，项目制的多人协作。 由此可见，“个人”和“协作”无法在任务管理工具中严格拆分。
根据产品的不同，拟合场景时，重点将分别放在这两个场景上。 例如，滴答声列表中“个人”的场景更重，Teambition以团队合作为主。
但是如果仔细观察这些产品，你会发现他们有能力应对这两种场景。
目前市面上的任务管理工具可以根据产品形态分为两大类。
（1）传统的看板式协作
代表性产品： Teambition、Worktile、Trello、Plan (微软teams APP )等
这类产品的原型，脱胎于日本精益制造的“看板管理”形式，其核心理念是将任务以看板的形式展示出来，以可视化的形式实现协作中的信息同步，从而提高协作效率。
（2）多维表格
代表性产品：飞书多维表、Vika等
这类产品是在“二维码”趋势下形成的，它将传统产品中隐藏在后台的数据库直接展示在前台。
信息以更密集、更结构化的形式展示给用户。
用户可以直接查看、编辑数据；定义判断条件，替代传统数据库中应用的sql语句，实现数据筛选与查询；通过赋值公式，实现不同表格中的数据透视与关联。
2. 任务管理工具提供的价值
（1）解放大脑
这是任务管理工具最原始、最核心的作用。
人们通过道具，记录要做的事情，以各种形式进行展示和处理，为大脑腾出时间和空间制作需要深加工的议题。
（2）提高效率
在个人场景中，任务管理工具主要针对待办事项的优先级排序，实现了效率化。
在协作场景中，任务管理工具主要通过优化信息同步的方式实现效率化。
（3）信息沉淀
“百度搜索之父”俞军曾在其产品方法论中表示：
企业内部组织生产的效率只有为了市场提供同等产品的效率，企业才能持续。
企业积累的共同知识越多，企业内部组织的效率就越高。
共同知识是企业效率和核心竞争力的本源。
任务管理工具是在制定“路线图”和“时间表”的过程中积累了大量共识，是企业运营的“活化石”，是积累共识和组织智慧的良好渠道。
二、任务管理工具如何助力组织智慧的沉淀与挖掘
笔者最近负责的项目是为一家投资公司设计任务管理工具。
投资公司的核心工作是信息加工。信息加工的质量，决定了其盈利的水平。
因此，投资机构共同知识的积累具有以下特点。
第一，擅长信息加工的天然优势。
作为高密度脑力劳动企业，投资公司的障碍在于该组织内的分析师、投资经理以及法律、咨询、公关等专业团队能够产生大量高质量的信息。
第二，信息过载的天然劣势。
由于同样的原因，如果信息增长的频率和数量超过某个阈值，管理层和决策者就会承受信息过载，从而降低企业的运营效率。
综上所述，任务管理工具是在制定“路线图”和“时间表”的过程中积累了大量共识，是企业运营的见证“活化石”，是积累共识和组织智慧的良好渠道。
因此，投资公司使用的任务管理工具需要基于上述两个特点提供应对方案，最大化用户在使用工具过程中的信息沉淀，实现通用知识的积累和挖掘。
1. 优化信息录入场景
大多数任务管理工具都以任务状态、优先级、时间设置等为重点功能。 基本信息通常用作表单中的常规字段，并且未突出显示。
针对投资公司的这款产品，则将notes设为了重点功能。一方面在迭代进程中优先上线，一方面不断丰富录入功能，如富文本、附件、语音等，允许1个任务中创建多个notes，优化外源数据转入的体验。
这样的设计为各团队在合作过程中生成的加工信息提供了载体。
2. 对抗信息过载
随着功能的使用，信息中很快出现了大量长篇notes。 对于管理层和决策层来说，通过任务管理工具提高效率几乎被信息过载带来的跟踪和决策成本所抵消。 针对这一问题，采用了这几种优化方式：
在notes中添加“摘要”功能，要求提交人亲自精炼信息。 在观众的角度，以折叠的形式只展示“摘要部分”，长篇信息作为可选择的阅读内容。
提供“订阅”功能，确定观众感兴趣的任务范围，提供任务更新情况集中查看的Feeds页面。 此外，在“订阅”中，可以设置是否接收notes的动态推送级别，以赋予用户主动控制信息量的能力。
提供多种类型的视图。 用户可以选择“看板卡”>“列表视图”，并设置列表视图中的字段和顺序，以便用户以最大密度在视野中显示有效信息。
3. 引流信息沉淀
除了合作过程中自然产生的信息外，对于投资公司设计的这一任务管理工具，有意引流信息沉淀，主要有以下几个方面：
拓展信息输入场景(提供了IM、邮箱的快速创建渠道，扩大了使用场景，投资公司员工对个人办公任务的管理也从各自的工具上进行了转移，实现了信息量的自然积累。
提供场景转换能力：不同模板之间的任务可以灵活转换，离散的notes可以与某个任务关联，notes可以单独向合作者以外的组织成员赋予权利，实现从个人任务向合作任务的转换。
一方面，更多的信息加工者被纳入，进一步扩大信息量；另一方面，任务中的信息转化为组织知识，为长期积累提供了可能性。
4. 优化信息挖掘体验
前三，实现了信息量的原始积累。 在此基础上，要优化信息挖掘体验，实现信息的时间价值，转化为组织智慧。
至此，我们不难发现，任务管理工具的直观形态已经从平面的“路线图”“时间表”演变成了立体的“西藏经济阁”。
一个好的藏经阁有这样几个特性：数据多且全；数据检索便利（要求数据结构化存放并建立索引）；数据安全。
第一个找到了方法。 三是技术人员负责的领域。 关于第二点，可以进行一些优化。
增强搜索功能：提供不同级别(全局、看板、任务)，提供不同维度(不同维度)任务、notes、附件、不同视点(过滤搜索结果) )的搜索功能，更方便“下沉”
提供任务关联功能：通过子任务、引用任务，实现任务关联关系，实现对某一行业、课程、企业的多维观察。 包括横向观察和工具启用几年后的纵向观察。
优化任务展示形式：提供自定义视图功能的课程、基于表格的二级分组功能等。
三、总结
介绍了任务管理工具的定义、产品形态和作用，并以投资机构等信息密集型组织为例，论述了任务管理工具对公共知识的沉淀和使用。 讨论的内容还很粗糙，笔者也会在实践中继续思考这个问题。
